Bonne pratique n°1 : Centraliser la liste des personnes habilitées dans une seule et même base de données
Arrêtez de gérer « dans son coin » les habilitations de son équipe, de son site. Il faut regrouper l’ensemble des habilitations de l’entreprise pour plusieurs raisons :
Optimiser le temps de travail et son budget : un fichier excel par équipe ou par site entraine une multiplication des actions de mises à jour et des acteurs sollicités et peut donc générer des erreurs, oublis ou doublons. Le fait de centraliser les données sur une seule et même base, elle-même gérée par une équipe dédiée permet un pilotage plus fin des habilitations et structure le processus de mise à jour et d’intégration des données
Réduire le risque d’erreurs et de pertes d’information
Suivre les mobilités : la centralisation des données facilite la gestion des mobilités :
Qui ? à quoi ? sur quel site et sur quel poste ?
A partir de la vision centralisée des habilitations existantes dans la société, il est facile d’anticiper les habilitations manquantes sur le nouveau poste, sur les nouvelles missions ou sur le nouveau site
Rassurer les auditeurs sur les pratiques de gestion des habilitations pour obtenir ou maintenir les certifications de l’entreprise (ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001, Mase)
Bonne pratique n°2 : Anticiper les recyclages pour maintenir les habilitations du personnel & optimiser son budget
La centralisation des données permet de connaître en un seul clic les dates de perte des habilitations sur l’année en cours ou à venir pour tout le personnel.
Les objectifs sont multiples :
Connaître le listing des personnes à recycler sur le prochain plan de formation pour définir les besoins de recyclage
Eviter les pertes d’habilitations à cause d’un besoin de recyclage oublié dans le plan de formation
Optimiser son budget formation :
- en évitant de former des personnes sur des formations initiales plus longues et plus coûteuses que le recyclage
- en réduisant les ajouts de formation durant l’année
- en regroupant les besoins de formation sur des sessions mutualisées intra-entreprise afin de limiter les inscriptions inter-entreprises pour des besoins isolés non anticipés.
Bonne pratique n°3 : Impliquer les salariés et les managers dans le suivi
La mise en place d’un outil collaboratif accessible aux salariés et aux managers permet de les impliquer et de les responsabiliser dans la gestion de leurs propres habilitations et de celles de leurs équipes.
Dans ce cadre, ils peuvent connaître directement leurs dates d’obtention, dates de perte, niveaux d’habilitations sans solliciter le service formation et QHSE. Sur le terrain, cela leur permet d’anticiper et organiser les périodes de départ en formation au regard des pics d’activité sur l’année.
Bonne pratique n°4 : Cartographier les habilitations nécessaires par poste de travail
Aujourd’hui, il y a encore beaucoup d’entreprises qui pilotent les habilitations en expliquant que tel salarié doit avoir les mêmes habilitations que son collègue. Cette gestion peut être risquée car dans une même équipe, tous les salariés n’ont pas forcément les mêmes missions et donc le même besoin en portefeuille d’habilitations.
On comprend donc pourquoi une bonne gestion des habilitations repose sur une cartographie précise des habilitations nécessaires pour travailler en sécurité sur son poste de travail.
Cette cartographie doit ainsi être actualisée en fonction de l’évaluation des risques professionnels et réalisée conjointement par le service QHSE, RH et les managers.
Une fois aboutie, elle permettra de construire les parcours de formation pour les nouveaux entrants et les mobilités internes.
Bonne pratique n°5 : Etablir une étroite collaboration entre le service QHSE, service Formation et Managers
La gestion des habilitations doit être pilotée par le service QHSE et le service Formation pour établir une cohérence entre les besoins en habilitation (et donc les besoins en formation) et les risques professionnels de l’entreprise.
Le service QHSE, en charge de l’évaluation des risques professionnels de l’entreprise, établit de son côté la liste des habilitations nécessaires pour encadrer les risques et les obligations règlementaires. En parallèle, le service Formation sera le garant du déploiement des formations habilitantes identifiées. De manière assez évidente, chacun a une part de responsabilité dans le processus d’obtention et de maintien des habilitations.
Cependant, une démarche de pilotage des habilitations aboutie passe inévitablement par l’implication des managers : ils sont des relais précieux auprès des collaborateurs et peuvent faciliter leur adhésion dans les cycles de formation et réduire l’absentéisme en formation.
La solution Qelios
Une solution clé en main qui permet de gérer tout le processus d’obtention et de maintien des habilitations et des certifications de votre entreprise :
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